Vos quittances de loyer, conformes et prêtes à envoyer

Dernière mise à jour : juillet 2026 · sources : Légifrance, service-public.gouv.fr

En résumé : la quittance de loyer est gratuite et obligatoire dès que le locataire la demande et qu'il a payé loyer + charges (article 21 de la loi du 6 juillet 1989). Elle sert de preuve de paiement et vaut justificatif de domicile pour la CAF, la préfecture ou une banque. Notre générateur la met en page automatiquement ; l'aperçu est gratuit, sans compte.

Ce que la loi impose exactement (et ce qu'elle interdit)

La règle tient en une phrase. Le bailleur doit transmettre la quittance gratuitement au locataire qui la réclame, en séparant le loyer des charges. C'est l'article 21 de la loi n° 89-462 :

« Le bailleur ou son mandataire ne peut faire obstacle au paiement du loyer par le locataire […]. Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande […]. La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges. »

Article 21, loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 — Légifrance

Trois points que beaucoup de bailleurs ignorent :

• Gratuité stricte. Ni timbre, ni « frais de dossier », ni frais d'envoi. Depuis la loi ENL du 13 juillet 2006, toute clause de bail qui met le coût d'envoi à la charge du locataire est réputée non écrite. Facturer une quittance au locataire est illégal.
• Sur demande, pas d'office. Rien n'oblige à l'envoyer chaque mois si personne ne la réclame. Mais en pratique, un locataire qui touche l'APL ou prépare un dossier de prêt la redemandera vite — d'où l'intérêt d'en produire une systématiquement.
• Après paiement intégral seulement. Tant que le loyer n'est pas soldé, ce n'est pas une quittance mais un simple reçu (voir plus bas).

Notre service facture le PDF au bailleur (4,90 € l'unité, 29 €/an en illimité), jamais au locataire — la loi reste respectée puisque c'est vous, propriétaire, qui payez l'outil, pas votre locataire qui paye sa quittance.

Les mentions obligatoires, champ par champ

Une quittance valable n'a rien de compliqué : sept informations suffisent. Voici un exemple réel, celui d'un studio loué à Nantes, avec chaque champ numéroté.

1. 1. Nom et adresse du bailleur (ou de l'agence). C'est lui qui délivre et signe.
2. 2. Nom du locataire qui a payé. En colocation, on cite les colocataires concernés.
3. 3. Adresse du logement loué. C'est cette adresse qui rendra la quittance utilisable comme justificatif de domicile.
4. 4. La période couverte, en clair (« juin 2026 »), jamais « mois en cours ».
5. 5. Le loyer hors charges, isolé du reste. La loi impose cette ventilation.
6. 6. Les charges (provision ou régularisation). Voir notre guide loyer et charges.
7. 7. Le total, la date de paiement, le lieu et la signature. Sans signature, le document n'a pas de valeur probante.

Quittance ou reçu ? Le piège du paiement partiel

Votre locataire ne verse que 400 € sur un loyer de 675 € ? Ne signez pas une quittance : elle vaudrait reconnaissance d'un paiement complet et vous priverait de la preuve de la dette. Délivrez un reçu, qui atteste la somme reçue sans solder le mois.

Quittance et reçu : deux documents, deux effets juridiques

	Quittance	Reçu (paiement partiel)
Quand	Loyer + charges payés en totalité	Paiement incomplet ou en plusieurs fois
Ce qu'il prouve	Le mois est soldé, plus rien n'est dû	La somme reçue ce jour-là, uniquement
Justificatif de domicile	Oui	Non recommandé
Solde restant dû	Aucun	Conservé par le bailleur

Modèle de reçu à recopier tel quel, à adapter à votre situation :

Dès que le solde est réglé, vous remplacez ces reçus par une vraie quittance du mois entier.

La quittance comme justificatif de domicile

C'est l'usage le plus fréquent côté locataire, et souvent la raison de la demande. Une quittance récente prouve où vous habitez. Les administrations exigent en général un justificatif de moins de 3 mois : une quittance de juin ne passera plus en octobre.

Là où elle est acceptée :

• CAF : dossier APL/ALS, actualisation de situation.
• Préfecture / ANTS : carte d'identité, passeport, titre de séjour, changement d'adresse sur la carte grise.
• Banque, mutuelle, opérateur : ouverture de compte, souscription, dossier de crédit.
• Pôle emploi, écoles, Cnam : justificatif d'adresse pour l'inscription.

Un point pratique : hébergé chez un proche, ce n'est pas votre nom qui figure sur la quittance. Il faut alors une attestation d'hébergement + la pièce d'identité de l'hébergeant, la quittance servant à prouver le domicile de ce dernier.

Envoyer la quittance par email : l'accord écrit d'abord

Le PDF par mail, c'est pratique et légal — depuis la loi ALUR du 24 mars 2014. Une condition passe sous le radar : le locataire doit avoir donné son accord à la transmission dématérialisée. Un accord écrit (un simple mail suffit) vous protège en cas de litige.

Concrètement, la première fois, demandez : « Acceptez-vous de recevoir vos quittances par email plutôt qu'en papier ? » Gardez la réponse. Ensuite, l'envoi mensuel devient une routine — c'est ce que fait automatiquement l'abonnement Pro. Détails sur la page envoyer une quittance par mail.

Combien de temps garder ses quittances ?

Trois ans, côté bailleur comme côté locataire. C'est la durée de prescription des actions liées au bail : l'article 7-1 de la loi de 1989 dit que « toutes actions dérivant d'un contrat de bail sont prescrites par trois ans ». Passé ce délai, un bailleur ne peut plus réclamer un loyer impayé — encore faut-il pouvoir le prouver.

En pratique, un locataire a tout intérêt à conserver ses quittances plus longtemps : elles servent de justificatif de domicile pour des années, et de preuve d'antériorité de bail. Un dossier numérique daté par mois suffit.

Cas particuliers que les modèles génériques oublient

Colocation

Une quittance au nom des colocataires ayant payé. Avec une clause de solidarité, le paiement peut venir d'un seul mais la quittance couvre le loyer entier. Détail sur la page quittance en colocation.

Régularisation de charges

Une fois par an, vous ajustez les provisions au réel des dépenses. La quittance du mois concerné mentionne alors le complément (ou l'avoir) au titre de la régularisation, distinct du loyer. Voir loyer et charges.

Révision annuelle (IRL)

Si le bail contient une clause de révision, le loyer suit l'indice de référence des loyers publié chaque trimestre par l'INSEE. La révision n'est pas automatique : elle se demande, et le bailleur a un an pour l'appliquer (service-public.gouv.fr). La nouvelle quittance reprend le loyer révisé.

APL versée directement au bailleur

Quand la CAF verse l'aide en tiers payant, le locataire ne règle que le reste à charge. La quittance indique le loyer total, mais le « total reçu » correspond à ce que le locataire a effectivement payé de sa poche, l'APL venant en complément. Ne facturez jamais au locataire la part déjà couverte par la CAF.

Location meublée

Mêmes mentions qu'en location vide. La différence est ailleurs (bail, dépôt de garantie, fiscalité). La quittance, elle, ne change pas. Voir quittance en meublé.

Quittance rétroactive

Un locataire réclame des quittances pour des mois anciens ? Vous pouvez (et devez, si le loyer était payé) les établir a posteriori, en indiquant la vraie période. Antidater un paiement, en revanche, est un faux.