Modèle de quittance de loyer

Dernière mise à jour : juillet 2026 · sources citées : Légifrance (loi n° 89-462, articles 7-1 et 21 ; décret n° 87-713 du 26 août 1987), service-public.gouv.fr

En résumé : un modèle de quittance de loyer n'a pas besoin d'être joli, il a besoin d'être exact. Une seule mention est imposée par la loi — la ventilation loyer / charges de l'article 21 — le reste sert à prouver qui a payé quoi, pour quel logement, sur quelle période. Ci-dessous, un modèle complet rempli avec de vrais montants, chaque ligne expliquée.

Un modèle rempli, pas un modèle à trous

La plupart des « modèles » qu'on trouve sont des cases vides. Remplir un formulaire, on sait faire ; ce qu'on ignore, c'est à quoi doit ressembler le résultat une fois complété, et ce que chaque ligne veut dire. Voici donc un exemple entièrement renseigné. Claire Ménard loue un T2 à Nantes à Julien Ferrand : 620 € de loyer, 45 € de provision pour charges, payés le 3 du mois par virement.

Ligne par ligne, pourquoi chaque élément est là :

1. Adresse du logement — indispensable dès que le bailleur possède plus d'un lot. C'est elle qui rattache la quittance au bon bail.
2. Période en dates précises — « du 1er au 30 juin », pas « juin ». Un loyer de juin encaissé le 3 reste un loyer de juin.
3. Identité du bailleur puis du locataire — l'un reconnaît avoir reçu, l'autre est libéré de sa dette du mois.
4. Le total, en chiffres et en lettres — 665,00 € (six cent soixante-cinq euros). La raison du doublon est juste en dessous.
5. « lui en donne quittance » — c'est le mot qui sépare une quittance d'un simple reçu : le mois est soldé.
6. La ventilation loyer / charges — la seule mention littéralement exigée par l'article 21. Un montant global de 665 € sans détail ne respecte pas le texte.
7. La date de paiement, distincte de la date d'établissement — reçu le 3 juin, document rédigé le 4. Deux dates, deux rôles.
8. « sous réserve de tous mes droits » — facultatif, mais la formule préserve vos recours sur les autres périodes ou d'éventuels impayés antérieurs.
9. Signature du bailleur — une quittance non signée ne vaut à peu près rien en cas de litige.

Remplir votre quittance en 3 étapes

Le modèle ci-dessus montre le résultat. Voici comment y arriver à partir d'un document vide, que vous recopiiez le texte dans Word ou que vous passiez par notre générateur. Trois blocs d'informations, dans cet ordre.

1. Les personnes et le logement. Nom et adresse du bailleur, nom du locataire, puis l'adresse complète du logement avec le type (T2, studio) et la surface si vous l'avez. Dans le générateur, ce sont les sections 1 à 3. C'est la partie qu'on ne saisit qu'une fois : elle ne bouge pas d'un mois sur l'autre.
2. La période et les montants. Les dates précises du mois couvert (« du 1^er au 30 juin 2026 »), le loyer hors charges, les charges, puis la date et le mode de paiement. Le total s'additionne tout seul — 620 € + 45 € = 665 € dans l'exemple de Claire Ménard. C'est le seul bloc à changer chaque mois : la période et la date de paiement.
3. La signature. Une quittance non signée ne prouve pas grand-chose. Vous signez à la souris, ou au doigt sur téléphone, et vous pouvez enregistrer votre tracé pour les mois suivants. L'aperçu se met à jour à chaque frappe : vous voyez le document fini avant de décider quoi que ce soit.

Deux minutes la première fois, trente secondes ensuite. Un seul cas demande un calcul : le mois « pas rond », quand le locataire entre ou part en cours de mois. Il est traité plus bas.

Le montant en lettres : pourquoi le modèle le double

Sur une quittance sérieuse, le total apparaît deux fois : en chiffres et en toutes lettres. Ce n'est pas une lourdeur administrative. Un « 665 » se rature ou se surcharge en « 6650 » ; « six cent soixante-cinq euros » ne se falsifie pas d'un coup de stylo. Le même réflexe que sur un chèque.

La règle d'écriture tient en trois points. « Cent » et « vingt » prennent un s quand ils sont multipliés et non suivis d'un autre nombre : « quatre-vingts », mais « quatre-vingt-cinq ». « Mille » est invariable. Les centimes viennent après « et » : 1 517,90 € s'écrit « mille cinq cent dix-sept euros et quatre-vingt-dix centimes ». Notre générateur affiche le total en chiffres ; la version en lettres reste à recopier au moment de signer, deux mots à ajouter.

Le mois « pas rond » : la quittance au prorata

Le vrai piège d'un modèle, ce n'est pas le mois de croisière à 665 €. C'est le premier et le dernier, quand le locataire entre le 12 ou rend les clés le 8, et qu'il ne doit qu'une part du loyer. Un modèle Word ne calcule rien : vous divisez à la main, et c'est là qu'on se plante. La règle usuelle tient en une ligne — le loyer se découpe sur le nombre réel de jours du mois concerné.

loyer dû = (loyer mensuel ÷ jours du mois) × jours d'occupation

Locataire entré en cours de mois. Julien emménage le 12 avril. Avril compte 30 jours ; il occupe du 12 au 30 inclus, soit 19 jours. Son loyer de 620 € tombe à 620 ÷ 30 × 19 = 392,67 €, et les 45 € de charges à 45 ÷ 30 × 19 = 28,50 €. La quittance du premier mois porte 421,17 €, pas 665 €.

Locataire qui part en cours de mois. Il rend les clés le 8 mars. Mars compte 31 jours ; il occupe du 1er au 8 inclus, soit 8 jours. Loyer : 620 ÷ 31 × 8 = 160,00 € (620 ÷ 31 tombe pile sur 20 € par jour). Charges : 45 ÷ 31 × 8 = 11,61 €. Dernière quittance : 171,61 €.

Deux réflexes. On compte les jours du mois réel, jamais 30 par défaut : un prorata de février ou d'un mois de 31 jours ne donne pas le même euro par jour. Et aucun texte ne fige cette méthode au jour près — c'est l'usage le plus répandu et le plus défendable ; si votre bail prévoit une autre règle (mois forfaitaire de 30 jours, par exemple), c'est elle qui l'emporte. Sur la quittance, on écrit le calcul en clair pour couper court à toute contestation :

Les autres mois « pas ronds » suivent la même logique et ont chacun leur page. Une régularisation de charges qui vous fait rendre de l'argent au locataire s'inscrit en ligne négative sur la quittance : le détail est sur quittance avec charges. Et quand plusieurs personnes partagent le loyer, la quote-part de chacun se calcule comme un prorata de parts, expliqué sur quittance en colocation.

Quel format de modèle vous faut-il vraiment ?

« Modèle de quittance » ne recouvre pas le même besoin selon ce que vous en faites. Trois usages, trois formats — autant viser le bon du premier coup.

La quittance sert aussi de justificatif de domicile

Beaucoup de locataires réclament leurs quittances non pour prouver un paiement, mais pour prouver qu'ils habitent quelque part. La quittance de loyer figure parmi les justificatifs de domicile acceptés, aux côtés de la facture d'énergie, de l'avis d'imposition et de l'attestation d'assurance habitation (service-public.gouv.fr).

Un détail piège, et il pèse directement sur le choix du modèle : l'administration réclame une quittance non manuscrite. Une quittance griffonnée au stylo par le bailleur est régulièrement refusée au guichet ; un document tapé et mis en page passe. C'est exactement l'écart entre un bout de papier rempli à la main et un PDF généré. Pour une carte d'identité, un passeport, une ouverture de compte ou une inscription scolaire, mieux vaut donc une quittance dactylographiée — l'âge maximal admis dépend de la démarche, à vérifier sur la fiche correspondante.

Combien de temps garder le modèle rempli ?

Trois ans au strict minimum, cinq de préférence. L'article 7-1 de la loi de 1989 prescrit par trois ans « toutes actions dérivant d'un contrat de bail » : passé ce délai, un arriéré n'est plus réclamable, mais encore faut-il pouvoir le prouver. Une quittance de 2023 peut resurgir dans un litige sur le dépôt de garantie longtemps après le départ du locataire. Un fichier par mois dans un dossier, ça ne pèse rien. Le détail est sur notre page quittance en ligne.

Le modèle gratuit suffit-il ?

Souvent, oui, et on le dit sans détour. Un appartement, un locataire qui paie le 3 tous les mois : copiez le modèle ci-dessus, changez deux lignes, c'est réglé. La quittance est gratuite par la loi, personne ne peut vous facturer le fait de l'établir — c'est tout le sujet de notre page sur la quittance gratuite.

Ce que le PDF à 4,90 € ajoute, c'est un document typographié et signé, prêt pour un dossier où le manuscrit passe mal (voir le justificatif de domicile plus haut). Ce que l'abonnement à 29 €/an — 2,42 € par mois — ajoute, c'est de ne plus y penser : chaque mois, la quittance est régénérée avec votre signature, archivée, horodatée et envoyée toute seule au locataire. Chaque mois retrouvable, réémissible en cas de contestation. Aucun modèle gratuit copié dans Word ne vous donne cet historique : il n'y a personne pour le tenir. Faites le calcul — douze quittances à produire, envoyer et classer dans l'année, contre une case cochée une fois.